Maximalizácia produktivity: 5 krokov, ako byť efektívnejší a zlepšiť rovnováhu medzi prácou a životom

Všimli ste si niekedy, že čím prísnejší je váš rozvrh, tým viac toho stihnete? Je to jedna z tých irónií práce, že najvyťaženejší ľudia sa vždy zdajú byť najproduktívnejšími. Problém s touto realitou je, že naznačuje, že najproduktívnejší ľudia sú tí, ktorí pracujú najviac. A to jednoducho nie je pravda.

V skutočnosti môže byť extrémne nezdravé, nerozumné a neproduktívne príliš veľa pracovať. Je to nepochopenie princípu fungovania za koreláciou medzi nedostatkom času a produktivitou, ktorá spôsobuje stres, prepracovanosť a neefektívnosť.

Vidíte, nie ľudia, ktorí pracujú viac, maximalizujú svoj čas. Sú to ľudia, ktorí maximalizujú svoj čas, ktorí urobia viac. A ľudia, ktorí maximalizujú svoj čas, v skutočnosti pracujú menej. Najproduktívnejšími ľuďmi sú teda tí, ktorí si sprísnia pracovné plány, spravia viac za kratší čas a zostane im čas na oddych, relax a načerpanie nových síl.

Toto je princíp efektívnosti. Čo je potrebné na to, aby vám tento princíp fungoval? Tu je päť krokov na vytvorenie efektivity, vďaka ktorej budete produktívni a zároveň sa budete cítiť čo najlepšie.

Krok 1: Identifikujte svoje najefektívnejšie vzory

Prvým krokom je identifikovať vaše najúčinnejšie vzory. Si ranný človek alebo nočná sova? Robíte svoju najsústredenejšiu prácu pred alebo po obede? Kedy vaše nápady skutočne plynú a kedy máte tendenciu spomaliť? Poznanie svojho vnútorného rytmu je jedným zo spôsobov, ako využiť svoju energiu.

Keď si tento rytmus určíte, môžete si rozvrh usporiadať tak, aby vyhovoval. Dopoludňajšia osoba môže napríklad stráviť dopoludnie vo svojej kancelárii sústredením sa na projekty, ktoré si vyžadujú jej plnú pozornosť, čím si ušetrí popoludnie, keď jej energia ubudne, na menej náročné stretnutia a činnosti s nižšou prioritou. Nočná sova, pre ktorú je ráno ťažké sa hýbať, môže uprednostňovať tímové projekty na začiatku dňa, keď ho môžu nabiť energiou kolegovia, a svoje popoludnia, keď je jeho myseľ najviac zaujatá, si ušetrí na vybavovanie vecí. ktoré si vyžadujú sústredenejšie sústredenie.

Identifikácia najefektívnejších vzorcov sa vzťahuje aj na činnosti, ktoré poháňajú vašu energiu, ako je spánok, cvičenie a zábava. Rovnako ako si môžete naplánovať svoje pracovné aktivity okolo svojej prirodzenej energie, tak si môžete naplánovať aj svoje voľnočasové aktivity tak, aby vám ich čo najviac obnovili. Cvičíte, aby ste sa rozbehli a nabrali energiu? Potom môžu byť vaše tréningy najúčinnejšie ráno. Alebo cvičíte, aby ste sa uvoľnili a znížili stres? Potom po práci môže byť čas ísť do posilňovne. Podobne môžete určiť, kedy a koľko spánku potrebujete, ako aj to, aký druh zábavy vám prináša najväčšiu radosť a spokojnosť. Tieto aktivity okrem toho, že pridávajú k vašej všeobecnej kvalite života, zvyšujú aj vašu energiu, vďaka čomu ste efektívnejší.

Krok 2: Zmapujte ideál

Po identifikovaní najefektívnejších vzorov si teraz môžete naplánovať svoje dni podľa nich, aby ste svoju energiu venovali práci za vás.

Začnite tým, že použijete prázdnu stránku denného kalendára – možno fotokópiu stránky z vášho plánovača, ktorú ste ešte nepoužili.

Na samostatný, prázdny hárok papiera si zapíšte všetky aktivity, ktoré zvyčajne robíte – alebo by ste chceli – robiť za deň. Uprednostnite položky podľa dôležitosti. Potom si na prázdnu stránku kalendára načrtnite aktivity, aby ste si vytvorili skutočne ideálny deň, ak by ste boli schopní robiť všetko, čo si vyžaduje vašu pozornosť, vďaka čomu sa cítite úplní a umožňuje vám užívať si život.

S najväčšou pravdepodobnosťou zistíte, že všetky aktivity nesedia. To je to, čo chcete objaviť. Tým, že sa ubezpečíte, že najdôležitejšie veci budú urobené ako prvé, zabezpečíte, že svoj čas budete tráviť tými správnymi vecami. Všetko ostatné sa okolo nich musí zmestiť. Tu prichádza na rad efektivita: menej dôležité veci sa musia zmestiť do menšieho času. Možno dokonca zistíte niektoré veci, nad ktorými ste trávili čas a ktoré už nezapadajú do vášho plánu. Je čas nechať ich ísť, či už ich delegovaním, hľadaním nových systémov na ich rýchlejšie vykonanie alebo rozhodnutím, že ich netreba robiť vôbec.

Toto cvičenie možno použiť na zmapovanie rôznych druhov dní vo vašom rozvrhu alebo ho možno použiť na vytvorenie ideálnych verzií vašich týždňov, mesiacov alebo dokonca rokov v závislosti od povahy vašej práce. Čím jasnejšie budete vedieť, čo je pre vás ideálnym rozvrhom, tým efektívnejším sa stanete pri odstraňovaní nadbytočných aktivít a plánovaní kalendára podľa toho, na čom vám najviac záleží.

Krok 3: Urobte to skutočným

Teraz je čas stať sa skutočným. V tomto kroku prenesiete rozvrh, ktorý ste zmapovali, z ideálneho, ktorý ste práve vytvorili, do svojho skutočného kalendára. V nadchádzajúcich dňoch si naplánujte aktivity v plánovači tak, aby sa čo najviac približovali tomu, čo by ste v ideálnom prípade chceli vidieť.

Váš súčasný kalendár môže mať spočiatku len malý vzťah k ideálu, ktorý ste tak statočne načrtli. Keď však budete pokračovať v plánovaní do budúcnosti, bude pre vás jednoduchšie byť proaktívni pri určovaní, ktoré činnosti sa kedy dejú. Možno vám neskoré stretnutie bráni dostať sa zajtra večer do telocvične tak, ako by ste chceli; ak si však naplánujete niekoľko výletov na jogu na budúci týždeň, budete si môcť dohodnúť nové stretnutia podľa vášho ideálneho rozvrhu.

Niekoľko tipov, aby sa tento krok rovnal:

  • Vložte svoje záväzky voči sebe do atramentu. Budete menej náchylní na zrušenie na sebe, ako keby ste mohli jednoducho vymazať to, čo ste napísali.
  • Považujte svoje aktivity za stretnutia. Ak máte v utorok ráno dohodnuté stretnutie na veľkej prezentácii, váš kalendár je rezervovaný. Nezáleží na tom, či ide o stretnutie so sebou samým – je rovnako dôležité, ako keby bolo stretnutie so skutočným klientom, pre ktorého bude prezentácia v konečnom dôsledku poskytnutá.
  • Komunikovať, komunikovať, komunikovať. Ľudia budú rešpektovať to, čo im poviete, čo potrebujete, keď je cieľom dosiahnuť to najlepšie. Dať im vedieť, že sa chcete stretnúť o 9:00 namiesto o 15:30, pretože budete sviežejší a efektívnejší, z dlhodobého hľadiska slúži všetkým, aj keď to zvyšuje vašu efektivitu.
  • Držte sa svojich zbraní. Vaša integrita, nehovoriac o vašej produktivite, je v stávke, keď vás požiadajú o zmenu plánov pre pohodlie niekoho iného. Pokiaľ nejde o kritickú záležitosť, dodržujte svoj rozvrh tak dlho, ako len môžete. Niektoré dni to bude náročnejšie ako iné a v týchto dňoch sa vaša efektívnosť s najväčšou pravdepodobnosťou vyplatí.

Krok 4: Zhodnoťte situáciu (porovnajte ideálne so skutočným)

Po dokončení kalendára sa znova pozrite na to, čo ste vytvorili. Ako ďaleko je vaša realita od tohto ideálu? A čo by bolo potrebné na to, aby sa ideál stal vašou realitou? Posúdenie situácie týmto spôsobom vám pomôže podniknúť kroky smerom k efektívnejšiemu a produktívnejšiemu spôsobu života.

Je pravda, že tento proces môže byť skľučujúci. Môže byť ťažké sa tam dostať a ťažké tam zostať, pretože život stojí v ceste.

Napríklad, možno váš ideálny deň zahŕňa prechádzku každé ráno pred raňajkami. Ale pre túto príležitosť máte problém vstať z postele, aj keď viete, že ak to urobíte, budete sa cítiť lepšie.

Alebo možno viete, že najlepšie je, keď trávite celý večer doma s tými, ktorých máte radi, nie vybavovaním pochôdzok alebo chodením na neskoré stretnutia. Máte však neskoré stretnutia a večerné povinnosti, takže sa vám zdá, že nedosahujete svoj ideál.

Využite každý deň ako príležitosť na učenie sa a priblíženie sa k rozvrhu, ktorý vás udrží v tom najlepšom. Na konci každého dňa si položte tri jednoduché otázky: Čo išlo dobre alebo ako som dokázal dodržať plán, ktorý som si stanovil? Čo nešlo dobre, alebo čo ma zrazilo z cesty? Čo chcem zajtra zmeniť alebo urobiť inak? Tým, že sa každý deň snažíte vytvoriť čo najefektívnejší rozvrh a potom každý večer vyhodnocovať výsledky, cvičíte zavádzanie rutiny, ktorá sa čoskoro bude cítiť prirodzene a ľahko. Keď to urobíte, budete vo svojom vlastnom živote pokojní a nebudete cítiť napätie, vinu alebo stres, ktorý vzniká, keď ste prepracovaní, preťažení a unavení.

Krok 5: Choďte jednoducho

Keď zavediete svoj plán do praxe, pamätajte, že váš ideálny rozvrh je práve to: an ideálne. Je to niečo, o čo sa treba snažiť a čo najbližšie k tomu priblížiť. Tu nejde o dokonalosť; nie je praktické ani zdravé nastaviť si nedosiahnuteľný ideál a potom sa nadávať, že ho nedosiahnete. Kľúčom je zapamätať si, čo je pre vás ideál – to znamená, že vám pomôžeme starostlivo vybrať si aktivity podľa toho, čo je pre vás najefektívnejšie a najefektívnejšie.

Práca s kalendárom týmto spôsobom je kľúčom k efektivite. Príliš často sa stávame otrokmi svojich rozvrhov namiesto toho, aby sme si vytvárali rozvrhy, ktoré fungujú pre nás. Identifikovaním svojich najefektívnejších vzorov, zmapovaním svojho ideálu, jeho realizáciou, zhodnotením situácie a jednoduchosťou pri realizácii plánu môžete sprísniť svoj plán a stať sa tým najproduktívnejším a najefektívnejším.